tips voor ledenadministrateurs

een goede ledenadministratie in minder tijd
 

Goede ledenadministratie in minder tijd

De gegevens in de ledenadministratie vormen de bouwstenen van uw vereniging of stichting. Het maakt communicatie met uw leden mogelijk en zorgt er onder meer voor dat uw leden of donateurs een correcte (contributie)factuur ontvangen. Aan ledenadministrateurs de belangrijke taak om de ledenadministratie goed te onderhouden. Dat kan een tijdrovende klus zijn. We hebben daarom een aantal tips voor u verzameld om in minder tijd toch een overzichtelijke ledenadministratie te voeren.

tips voor ledenadministrateurs

zorg voor een goed ingerichte administratie

Goed ingerichte ledenadministratie

Een goed ingerichte en actuele ledenadministratie staat aan de basis van een goede organisatie. Naast beter inzicht zorgt het ook voor meer efficiëntie en gebruiksgemak. Neem uw huidige administratie eens onder de loep. Zijn er verbeterpunten? Is het contributiemodel goed vastgelegd in de administratie, zijn de lidgegevens compleet en zijn leden overzichtelijk ingedeeld in categorieën? Het optimaliseren van de administratie vergt misschien wat tijd, maar die verdient u later dubbel en dwars terug!

boekhoudtips

Houd de administratie up-to-date

Houd de ledenadministratie up-to-date

Is de administratie goed ingericht, dan is het zaak om de gegevens in de administratie actueel te houden. Vermijd daarom de welbekende schoenendoos en voer wijzigingen in lidgegevens daarom direct door. Achteraf op zoek moeten naar de benodigde gegevens kost veel tijd. Zorg er daarom ook voor dat gegevens volledig ingevuld worden. Zo weet u zeker dat het programma alle benodigde gegevens heeft om bijvoorbeeld contributie te berekenen of contributiefacturen via e-mail te versturen en dat bespaart tijd. 

boekhoudtips

verstuur contributiefacturen digitaal

Digitaal contributiefacturen versturen

Verstuurt u de contributiefacturen nog via de post? Dan kunt u gemakkelijk een flinke tijdsbesparing realiseren door de contributiefacturen voortaan digitaal te versturen. Dat is niet alleen vele malen sneller dan de traditionele manier van verzenden, het is ook aanmerkelijk goedkoper. 

Davilex Club biedt standaard de mogelijkheid om facturen elektronisch te versturen. Dus zorg dat bij de lidgegevens het e-mailadres van het lid is ingevuld, stap over naar digitaal factureren en bespaar voortaan veel tijd.

boekhoudtips

in contributie via automatische incasso

Maak gebruik van automatische incasso

Gemakkelijker, sneller en met meer zekerheid contributies innen? Maak gebruik van automatische incasso. Het zal u veel tijd besparen. In Davilex Club kunt u na het berekenen van de contributie met één druk op de knop incasso's genereren en versturen naar de bank. Bijkomend voordeel is dat de penningmeester contributiebetalingen sneller kan verwerken. Dubbel voordeel dus. Uw bank kan u alles vertellen over de mogelijkheden voor automatische incasso voor uw vereniging of stichting.
Mevrouw R.R.L. Bakker – van der Leen, Ledenadministrateur van KNGGW
Er is eigenlijk maar een woord nodig om Davilex Club goed te omschrijven: Intuïtief!
Testimonials

boekhoudtips

zorg voor een goede samenwerking met de penningmeester

Goede samenwerking tussen penningmeester en ledenadministrateur

Een goede samenwerking tussen penningmeester en ledenadministrateur is voor het goed besturen van de vereniging of stichting erg belangrijk. Dat betekent duidelijke afspraken maken en elkaar goed op de hoogte houden van de werkzaamheden. Door goed samen te werken en regelmatig te overleggen kan flink wat tijd bespaard worden. Davilex Club heeft natuurlijk het grote voordeel dat zowel de ledenadministratie als de boekhouding in één en hetzelfde pakket gevoerd kunnen worden. Gegevens hoeven zo maar één keer ingevoerd te worden en dat is wel zo efficiënt.

boekhoudtips

ken uw ledenbeheerpakket

Goede software voor ledenadministratie
Ledenbeheersoftware kent vele tools die het bijhouden van de ledenadministratie aanzienlijk makkelijker maken. Goed gebruikmaken van deze tools levert dus een flinke tijdsbesparing op. Op een snelle manier kennismaken met de tools? Op ons Vimeo-kanaal vindt u korte instructiefilmpjes over Davilex Club. Ook een aanrader: volg een training! Niet alleen nuttig als u nog maar net met Davilex Club werkt, ook meer ervaren gebruikers laten we zien hoe de software nog efficiënter ingezet kan worden. Bekijk het trainingsoverzicht voor de mogelijkheden!