vind het antwoord op uw vraag

Veelgestelde vragen

Contact opnemen met klantenservice

U kunt onze klantenservice op werkdagen tussen 08.45 en 17.00 uur telefonisch bereiken op telefoonnummer 030-6391 555, optie 3.

Vragen kunt u ook stellen met behulp van het contactformulier. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.

Support & Onderhoud afsluiten of wijzigen

Neem voor het afsluiten of uitbreiden van een Support- & Onderhoudsovereenkomst contact met ons op. Wij zijn op werkdagen tussen 08.45 en 17.00 uur telefonisch bereikbaar op telefoonnummer 030-6391 555, optie 1 of stuur een bericht via het contactformulier.

Support & Onderhoud beëindigen? Geef uw opzegging dan uiterlijk één maand voor de einddatum van uw overeenkomst schriftelijk aan ons door. Dat kan door een e-mail te sturen naar klantenservice@davilex.nl of een brief te sturen naar:
 
Davilex
T.a.v. afdeling Klantenservice
Postbus 419
3990 GE  HOUTEN

Vragen over uw factuur
De medewerkers van onze klantenservice beantwoorden uw vraag over uw factuur graag. U kunt onze klantenservice op werkdagen tussen 08.45 en 17.00 uur telefonisch bereiken op telefoonnummer 030-6391 555, optie 3 of stuur een bericht via het contactformulier.
Een adreswijziging doorgeven
Een adreswijziging kunt u online doorgeven op het Gebruikersportaal. Om toegang te krijgen tot dit portaal klikt u rechtsboven op Inloggen. Log in met uw bij Davilex geregistreerde e-mailadres en uw wachtwoord. Klik vervolgens op ‘Mijn gegevens’ en pas uw gegevens aan.
Een vraag stellen aan de helpdesk

Heeft u vragen over onze software? Neem contact op met de medewerkers van onze helpdesk, zij beantwoorden uw vragen graag. De helpdesk is op werkdagen tussen 08.45 en 17.00 uur telefonisch bereikbaar. U kunt uw vraag ook via het reactieformulier in de online kennisboom stellen.  

Tip: zelf gemakkelijk en snel het antwoord op uw vraag vinden? Kijk dan eens in de online kennisboom op het Gebruikersportaal. 

Let op: Voor ondersteuning van onze helpdesk heeft u een Support- en Onderhoudsovereenkomst nodig. Uitzondering hierop zijn installatievragen, deze worden altijd beantwoord. Heeft u een vraag over de installatie, neem dan contact op met onze klantenservice (tijdens kantooruren bereikbaar op 030-6391 555, optie 3 of maak gebruik van het contactformulier.
Nieuwste versie van de software downloaden

Heeft u een Support- en Onderhoudsovereenkomst of een Onderhoudsovereenkomst? Dan kunt u de meest recente versie van de software altijd downloaden vanaf de downloadpagina op het Gebruikersportaal.

Downloadpagina

Het Gebruikersportaal opent u door rechtsboven op Login te klikken en in te loggen met uw e-mailadres en wachtwoord. Klik vervolgens op Downloads > Software. Hier vind u informatie over het downloaden van de nieuwste versie van de software.

Nieuwe administratie incl. basisgegevens

Bij het aanmaken van een nieuwe administratie kunt er voor kiezen om de nieuwe administratie te baseren op een bestaande Davilex-administratie. De basisgegevens, waaronder de grootboekrekeningen, relaties en artikelen worden dan overgenomen. Tevens is het mogelijk om de meest recente beginbalans van die administratie over te nemen.

Om een nieuwe administratie inclusief basisgegevens aan te maken, klikt u op de Davilex-knop linksboven en kiest u voor Nieuw. In de eerste stap van de wizard kiest u onder 'Basis voor administratiestructuur' voor Bestaande administratie. U kunt vervolgens de bestaande Davilex-administratie selecteren en eventueel de optie 'Neem de beginbalans over' markeren.

Administratie naar andere computer
Met behulp van een reservekopie kunt u uw administratie eenvoudig overzetten naar een andere computer:
 
  1. Maak een reservekopie van uw administratie.
  2. Download en installeer de software op de computer waarop u uw administratie wilt voeren.
  3. Open het programma en zet de reservekopie terug.
Administratie importeren in Davilex Online
Denkt u erover om de overstap naar de cloud te maken? Dan is het natuurlijk wel handig als gegevens uit uw huidige Davilex-administratie geïmporteerd kunnen worden in uw nieuwe boekhouding. Daarom werken we momenteel aan een conversietool. Deze tool maakt het mogelijk om gegevens over te zetten naar Davilex Online. Zo maken we de overstap naar de cloud zo makkelijk mogelijk voor u. De conversietool zal in de loop van dit jaar beschikbaar zijn. 
Rapporten exporteren (bijv. naar Excel)

Rapporten die u opstelt, kunt u eenvoudig exporteren:

  1. Maak een rapport.
  2. Klik in de groep Lijst op Kopiëren.
  3. Open het andere programma.
  4. Plak de gegevens, vaak via Bewerken - Plakken. 
Gegevens dashboard verbergen
Als u in een multi-user omgeving werkt en niet wilt dat alle gebruikers inzicht hebben in de informatie en grafieken die het startscherm toont, dan kunt u deze gegevens op gebruikersniveau verbergen. Het al dan niet tonen van het financieel dashboard is namelijk gekoppeld aan het recht Rapportage. Is aan een gebruiker dit recht niet toegekend, dan zal het startscherm geen financieel dashboard tonen.De rechten kunt u beheren in het onderdeel Gebruikersbeheer dat u opent door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Gebruikers en rechten.
Hoe sluit ik het boekjaar af?

U kunt het boekjaar afsluiten met behulp van de wizard Eindejaarsverwerking. Deze wizard begeleidt u stap-voor-stap bij het aanmaken van een nieuw boekjaar en het afsluiten boekjaar 2016. De wizard start u door op het tabblad Boekhouden in de groep Periodiek op Jaarafsluiting te klikken.

Meer informatie over de jaarafsluiting in Davilex Online? We hebben de stappen overzichtelijk voor u op een rij gezet. Naar het stappenplan >>

Overstappen naar Davilex Online
Denkt u erover om de overstap naar Davilex Online te maken? Dan is het natuurlijk wel handig als gegevens uit uw huidige Davilex-administratie geïmporteerd kunnen worden in uw nieuwe boekhouding. En dat kan! Wij maken de overstap heel makkelijk voor u. Op de pagina Overstappen naar Davilex Online leest u er alles over.
Een administratie aanmaken
Om een administratie aan te maken, gaat u naar het tabblad Mijn kantoor en klikt in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens. Ga vervolgens naar de tab Administraties en klik op Nieuw.
Testadministratie converteren

Om een testadministratie te converteren naar een standaardadministratie, opent u eerst de demo-administratie. Klik hiervoor op het tabblad Mijn kantoor in de groep Administratie op Administratie openen en kies voor DEMO.

Klik vervolgens op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens en ga naar de tab Administraties. Klik op het Bewerken-icoon voor de testadministratie die u wilt converteren en klik op Converteren naar Client.
 
De administratie wordt nu geconverteerd. Is de conversie voltooid, dan kunt u de geconverteerde administratie openen en verder werken in uw administratie.

BTW-aangifte digitaal versturen

Voordat u de BTW-aangifte vanuit Davilex Online verstuurd kan worden, moet in de administratie-instellingen de optie BTW-aangifte online doen gemarkeerd zijn. Ga hiervoor naar het tabblad Boekhouden en klik in de groep Inrichting op Administratie-instellingen. Ga naar de tab BTW-gegevens van de administratie. Wanneer achter BTW-aangifte online doen 'nee' staat, klikt u op Wijzigen. Markeer de optie en klik op Opslaan.

Automatische factuurnummering instellen

Facturen moeten opeenvolgend genummerd worden. Davilex Online doet dit automatisch, maar u kunt wel bepalen uit hoeveel cijfers het factuurnummer moet bestaan en bijvoorbeeld een voorlooptekst opgeven.
 
Dit doet u in het venster Nummering – Wijzigen dat u opent door op het tabblad Facturatie in de groep Instellingen op Nummering te klikken. Maakt u alleen gebruik van Davilex Online Boekhouden, dan kunt u de factuurnummering opgeven door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Nummering te klikken.

Hoe sluit ik het boekjaar af?

De wizard Eindejaarsverwerking begeleidt u stap-voor-stap bij het afsluiten van het boekjaar. De wizard start u door op het tabblad (Club)boekhouding in de groep Administratie op Eindejaarsverwerking te klikken.

Op de pagina davilex.nl/Jaarafsluiting vindt u uitgebreide uitleg bij de wizard Eindejaarsverwerking en de stappen die u doorloopt om het boekjaar correct af te sluiten.

Tip: Kom naar de training Eindejaarsverwerking met Davilex en leer alles over de jaarafsluiting.  


BTW-aangifte digitaal versturen

Met de boekhoudsoftware van Davilex kunt u eenvoudig uw BTW-aangifte samenstellen en direct digitaal versturen naar de Belastingdienst.

Davilex XBRL-portaal
Voor verzending van uw aangifte naar de Belastingdienst maakt u gebruik van het Davilex XBRL-portaal. Hieraan zijn geen kosten verbonden, wel is eenmalige registratie verplicht. Meer informatie vindt u op de davilex.nl/xbrlportaal.

Bankafschriften importeren
Bankafschriften kunt u gemakkelijk en snel importeren in de boekhouding. Download eerst de transacties bij uw bank. Ga in de software van Davilex naar het tabblad Telebank, klik in de groep Import afschriften op Import en selecteer de bank waarvan u transacties wilt importeren. Klik vervolgens op Importeren en selecteer het bestand dat u bij uw bank heeft gedownload.

Tip: Kom naar de training Elektronisch bankieren en leer alles over import van bankafschriften, automatische herkenning en het exporteren van betaalopdrachten! 
Rechtstreeks boeken op BTW-rekening
U kunt alleen rechtstreeks op een BTW-grootboekrekening boeken als in de Administratie-instellingen is aangegeven dat dit is toegestaan. Open de instellingen (Davilex-knop - Instellingen) enklik op het tabblad Algemeen in de groep Instellingen Systeem op Administratie. Markeer de optie 'Rechtstreeks boeken op BTW-grootboekrekeningen is toegestaan' en sla de gewijzigde instellingen op.

Let op: de bedragen die rechtstreeks geboekt worden op een BTW-grootboekrekening worden niet automatisch meegenomen in de BTW-aangifte en moeten handmatig ingevoerd worden.
Beginbalans invoeren
Is bij het aanmaken van de administratie geen beginbalans ingevoerd, dan kunt u de beginbalans later via de wizard Beginbalans invoeren. De wizard start u door op het tabblad Boekhouding in de groep Administratie op Beginbalans te klikken.

Is de optie Beginbalans niet geactiveerd, dan is de beginbalans al ingevoerd. Deze kan via de wizard niet meer gewijzigd worden. Wel is het mogelijk om totalen van de grootboeken aan te passen door correctieboekingen te maken. 
Logo wordt niet correct afgedrukt

Het kan verschillende oorzaken hebben waarom een logo op een lay-out niet correct weergegeven wordt. 

Drukt u af naar een pdf-printer, dan wordt de achtergrond van het logo zwart weergegeven. Hiervoor is geen oplossing beschikbaar, maar wel een alternatief. U kunt uw facturen en orders namelijk direct vanuit het pakket via e-mail versturen. De factuur of order wordt dan als pdf toegevoegd aan de e-mail. Zo hoeft er geen gebruikgemaakt te worden van een PDF-printer en wordt het logo correct getoond.

Ook de kwaliteit van het logo speelt een rol. Het logo kan bijvoorbeeld zwarte vlekken vertonen of blokkerig zijn. Een logo van hoge kwaliteit zal beter worden afgedrukt. Win eventueel advies in van grafisch ontwerper.

Tot slot kan ook de grootte van het logo leiden tot een slechte weergave. Door een logo in de lay-out te vergroten of te verkleinen kan kwaliteitsverlies optreden. Wij adviseren u daarom om het logo eerst op te slaan in de grootte waarin het op de lay-out getoond moet worden en dan het logo te plaatsen. 

Herhalende facturen
Verstuurt u periodiek dezelfde factuur naar uw klant? Dan kunt u op het tabblad Herhalende factuur van het formulier Factuur toevoegen het herhalingspatroon van de factuur en eventueel een einddatum opgeven. In het vervolg hoeft u in de lijst Verkoopfacturen enkel te klikken op de knop Herhalende facturen genereren en de facturen worden automatisch aangemaakt. Bovendien wordt in het startscherm van het tabblad Facturatie onder het kopje Meldingen aangegeven of er herhalende facturen gegenereerd moeten worden.
Aantal decimalen in artikelprijs aanpassen
In de administratie-instellingen kunt opgeven in hoeveel decimalen de artikelprijs op bijvoorbeeld een factuur getoond wordt. De instellingen opent u door op de Davilex-knop linksboven te klikken en te kiezen voor Instellingen. Ga vervolgens naar het tabblad Algemeen, klik in de groep Instellingen systeem op Layout en ga naar de tab Valuta. Onder het kopje Artikelprijzen kunt uhet aantal decimalen opgeven.
Gebruikmaken van betalingsvoorwaarden

Davilex Factuur kent een aantal tools waarmee u uw debiteuren goed kunt beheren. Zo kunt u bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden vastleggen en deze voorwaarden koppelen aan debiteuren. Op basis van deze voorwaarden geeft Davilex Factuur  u een melding wanneer de betalingstermijn van één of meerdere facturen is verstreken. U kunt vervolgens met één druk op de knop aanmaningen genereren.

Om een betalingsvoorwaarde toe te voegen, gaat u naar het tabblad Inrichting en klikt u in de groep Relaties op Betalingsvoorwaarden.

Contributie berekenen
Om contributie te kunnen berekenen, moeten leden gekoppeld zijn aan een lidcategorie. In de lidcategorie legt u onder meer de startdatum, contributieperiode en contributiebedrag op. Een lidcategorie voegt u met behulp van een handige wizard die u start door op het tabblad Ledenbeheer in de groep Lidcategorieën op Lidcategorieën te klikken.

De lidcategorie kunt u eenvoudig koppelen aan één of meerdere leden. Open hiervoor de ledenlijst en selecteer de leden die u wilt koppelen. Houd de CTRL-toets ingedrukt en klik de leden een voor een aan. Opeenvolgende leden in de lijst selecteert u snel door de SHIFT-toets ingedrukt te houden en de eerste en het laatste lid aan te klikken. Klik vervolgens in de groep Ledenbeheer op Lidcategorie koppelen.

Contributie berekent u vervolgens door in de groep Contributie op Contributieberekeningen te klikken. Start de wizard, selecteer contributiedatum en lidcategorie en klik op Volgende. De contributie wordt nu berekend. 
Incasso-opdracht aanmaken
Bij het berekenen van contributie worden automatisch incasso-opdrachten aangemaakt voor leden bij wie de betaalwijze Incasso is geselecteerd. De incasso-batch kunt u exporteren naar uw bank. Ga hiervoor naar het tabblad Telebank en klik in de groep Export opdrachten op Incasso-opdrachten. Selecteer de incasso-batch die u aan wilt bieden bij uw bank en klik op Exporteren. Er wordt een bestand aangemaakt dat u kunt importeren in uw bankomgeving.

Tip: Bij de export heeft u de keuze uit gecomprimeerd of ongecomprimeerde verwerking. Welke optie u kiest, is afhankelijk van het contract dat u met uw bank heeft afgesloten.  
Contributiefacturen versturen via e-mail
Contributiefacturen kunt u direct vanuit Davilex Club via e-mail versturen. Open de factuurlijst, selecteer de facturen die u wilt versturen en klik in de werkbalk op E-mail factuur. In het venster dat geopend wordt, selecteert u een sjabloon. Geef aan of de facturen definitief gemaakt moeten worden en klik op E-mail.

Tip: verstuurt u meerdere facturen, dan wordt de gekozen sjabloon toegepast op alle facturen.

Het onderwerp en de standaardtekst van e-mailberichten kunt u aanpassen in de instellingen. Klik hiervoor linksboven op de Davilex-knop en kies voor Instellingen. Ga vervolgens naar tabblad Administratiebeheer en klik in de groep Instellingen administratie op Facturen. Op de tabbladen E-mail facturen en E-mail aanmaningen kunt u de tekst van de e-mail en de onderwerpregel invoeren. 
Bankafschriften importeren
Bankafschriften kunt u gemakkelijk en snel importeren in de clubboekhouding. Download eerst de transacties bij de bank. Ga in Davilex Club naar het tabblad Telebank, klik in de groep Import afschriften op Import en selecteer de bank waarvan u transacties wilt importeren. Klik vervolgens op Importeren en selecteer het bestand dat u bij uw bank heeft gedownload.

Tip: Kom naar de training Elektronisch bankieren en leer alles over import van bankafschriften, automatische herkenning en het exporteren van betaalopdrachten! 
Niet verwerkte incasso's opnieuw aanbieden
Is een incasso door de bank niet uitgevoerd, dan komt dit meestal doordat bij het lid niet het juiste IBAN/BIC is ingevuld of omdat de gegevens onder Incasso-informatie niet correct zijn. Controleer deze gegevens op het tabblad Betaling van het lid-formulier en pas ze waar nodig aan.  
 
Tip: is de niet verwerkte incasso een eerste in een opvolgende reeks, markeer dan opnieuw de optie Eerste incasso SEPA. Hetzelfde geldt voor een eenmalige incasso.  

Zijn de gegevens correct opgeslagen, dan gaat u naar de lijst Incasso's, selecteert u de niet verwerkte incasso's en klikt u op Genereer incasso-opdracht. U kunt de incasso-batch vervolgens aanbieden bij de bank. 
Administratie splitsen/samenvoegen

Een Club-administratie kan gesplitst worden in een deel Clubboekhouding en een deel Ledenbeer. Penningmeester en secretaris kunnen zo onafhankelijk van elkaar hun werkzaamheden uitvoeren. De administratie kan vervolgens zonder gegevensverlies weer samengevoegd worden. 
 
Om een administratie te splitsen, klikt u op het tabblad Clubboekhouding of Ledenbeheer in de groep Administratie op Administratie splitsen en doorloopt u de wizard. Op dezelfde wijze kan de administratie ook weer samengevoegd worden.
 
Tip: om van deze optie gebruik te kunnen maken, heeft u twee licenties Davilex Club nodig.

Algemeen
Contact opnemen met klantenservice

U kunt onze klantenservice op werkdagen tussen 08.45 en 17.00 uur telefonisch bereiken op telefoonnummer 030-6391 555, optie 3.

Vragen kunt u ook stellen met behulp van het contactformulier. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.

Support & Onderhoud afsluiten of wijzigen

Neem voor het afsluiten of uitbreiden van een Support- & Onderhoudsovereenkomst contact met ons op. Wij zijn op werkdagen tussen 08.45 en 17.00 uur telefonisch bereikbaar op telefoonnummer 030-6391 555, optie 1 of stuur een bericht via het contactformulier.

Support & Onderhoud beëindigen? Geef uw opzegging dan uiterlijk één maand voor de einddatum van uw overeenkomst schriftelijk aan ons door. Dat kan door een e-mail te sturen naar klantenservice@davilex.nl of een brief te sturen naar:
 
Davilex
T.a.v. afdeling Klantenservice
Postbus 419
3990 GE  HOUTEN

Vragen over uw factuur
De medewerkers van onze klantenservice beantwoorden uw vraag over uw factuur graag. U kunt onze klantenservice op werkdagen tussen 08.45 en 17.00 uur telefonisch bereiken op telefoonnummer 030-6391 555, optie 3 of stuur een bericht via het contactformulier.
Een adreswijziging doorgeven
Een adreswijziging kunt u online doorgeven op het Gebruikersportaal. Om toegang te krijgen tot dit portaal klikt u rechtsboven op Inloggen. Log in met uw bij Davilex geregistreerde e-mailadres en uw wachtwoord. Klik vervolgens op ‘Mijn gegevens’ en pas uw gegevens aan.
Een vraag stellen aan de helpdesk

Heeft u vragen over onze software? Neem contact op met de medewerkers van onze helpdesk, zij beantwoorden uw vragen graag. De helpdesk is op werkdagen tussen 08.45 en 17.00 uur telefonisch bereikbaar. U kunt uw vraag ook via het reactieformulier in de online kennisboom stellen.  

Tip: zelf gemakkelijk en snel het antwoord op uw vraag vinden? Kijk dan eens in de online kennisboom op het Gebruikersportaal. 

Let op: Voor ondersteuning van onze helpdesk heeft u een Support- en Onderhoudsovereenkomst nodig. Uitzondering hierop zijn installatievragen, deze worden altijd beantwoord. Heeft u een vraag over de installatie, neem dan contact op met onze klantenservice (tijdens kantooruren bereikbaar op 030-6391 555, optie 3 of maak gebruik van het contactformulier.
Administratie
Nieuwste versie van de software downloaden

Heeft u een Support- en Onderhoudsovereenkomst of een Onderhoudsovereenkomst? Dan kunt u de meest recente versie van de software altijd downloaden vanaf de downloadpagina op het Gebruikersportaal.

Downloadpagina

Het Gebruikersportaal opent u door rechtsboven op Login te klikken en in te loggen met uw e-mailadres en wachtwoord. Klik vervolgens op Downloads > Software. Hier vind u informatie over het downloaden van de nieuwste versie van de software.

Nieuwe administratie incl. basisgegevens

Bij het aanmaken van een nieuwe administratie kunt er voor kiezen om de nieuwe administratie te baseren op een bestaande Davilex-administratie. De basisgegevens, waaronder de grootboekrekeningen, relaties en artikelen worden dan overgenomen. Tevens is het mogelijk om de meest recente beginbalans van die administratie over te nemen.

Om een nieuwe administratie inclusief basisgegevens aan te maken, klikt u op de Davilex-knop linksboven en kiest u voor Nieuw. In de eerste stap van de wizard kiest u onder 'Basis voor administratiestructuur' voor Bestaande administratie. U kunt vervolgens de bestaande Davilex-administratie selecteren en eventueel de optie 'Neem de beginbalans over' markeren.

Administratie naar andere computer
Met behulp van een reservekopie kunt u uw administratie eenvoudig overzetten naar een andere computer:
 
  1. Maak een reservekopie van uw administratie.
  2. Download en installeer de software op de computer waarop u uw administratie wilt voeren.
  3. Open het programma en zet de reservekopie terug.
Administratie importeren in Davilex Online
Denkt u erover om de overstap naar de cloud te maken? Dan is het natuurlijk wel handig als gegevens uit uw huidige Davilex-administratie geïmporteerd kunnen worden in uw nieuwe boekhouding. Daarom werken we momenteel aan een conversietool. Deze tool maakt het mogelijk om gegevens over te zetten naar Davilex Online. Zo maken we de overstap naar de cloud zo makkelijk mogelijk voor u. De conversietool zal in de loop van dit jaar beschikbaar zijn. 
Rapporten exporteren (bijv. naar Excel)

Rapporten die u opstelt, kunt u eenvoudig exporteren:

  1. Maak een rapport.
  2. Klik in de groep Lijst op Kopiëren.
  3. Open het andere programma.
  4. Plak de gegevens, vaak via Bewerken - Plakken. 
Gegevens dashboard verbergen
Als u in een multi-user omgeving werkt en niet wilt dat alle gebruikers inzicht hebben in de informatie en grafieken die het startscherm toont, dan kunt u deze gegevens op gebruikersniveau verbergen. Het al dan niet tonen van het financieel dashboard is namelijk gekoppeld aan het recht Rapportage. Is aan een gebruiker dit recht niet toegekend, dan zal het startscherm geen financieel dashboard tonen.De rechten kunt u beheren in het onderdeel Gebruikersbeheer dat u opent door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Gebruikers en rechten.
Davilex Online
Hoe sluit ik het boekjaar af?

U kunt het boekjaar afsluiten met behulp van de wizard Eindejaarsverwerking. Deze wizard begeleidt u stap-voor-stap bij het aanmaken van een nieuw boekjaar en het afsluiten boekjaar 2016. De wizard start u door op het tabblad Boekhouden in de groep Periodiek op Jaarafsluiting te klikken.

Meer informatie over de jaarafsluiting in Davilex Online? We hebben de stappen overzichtelijk voor u op een rij gezet. Naar het stappenplan >>

Overstappen naar Davilex Online
Denkt u erover om de overstap naar Davilex Online te maken? Dan is het natuurlijk wel handig als gegevens uit uw huidige Davilex-administratie geïmporteerd kunnen worden in uw nieuwe boekhouding. En dat kan! Wij maken de overstap heel makkelijk voor u. Op de pagina Overstappen naar Davilex Online leest u er alles over.
Een administratie aanmaken
Om een administratie aan te maken, gaat u naar het tabblad Mijn kantoor en klikt in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens. Ga vervolgens naar de tab Administraties en klik op Nieuw.
Testadministratie converteren

Om een testadministratie te converteren naar een standaardadministratie, opent u eerst de demo-administratie. Klik hiervoor op het tabblad Mijn kantoor in de groep Administratie op Administratie openen en kies voor DEMO.

Klik vervolgens op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens en ga naar de tab Administraties. Klik op het Bewerken-icoon voor de testadministratie die u wilt converteren en klik op Converteren naar Client.
 
De administratie wordt nu geconverteerd. Is de conversie voltooid, dan kunt u de geconverteerde administratie openen en verder werken in uw administratie.

BTW-aangifte digitaal versturen

Voordat u de BTW-aangifte vanuit Davilex Online verstuurd kan worden, moet in de administratie-instellingen de optie BTW-aangifte online doen gemarkeerd zijn. Ga hiervoor naar het tabblad Boekhouden en klik in de groep Inrichting op Administratie-instellingen. Ga naar de tab BTW-gegevens van de administratie. Wanneer achter BTW-aangifte online doen 'nee' staat, klikt u op Wijzigen. Markeer de optie en klik op Opslaan.

Automatische factuurnummering instellen

Facturen moeten opeenvolgend genummerd worden. Davilex Online doet dit automatisch, maar u kunt wel bepalen uit hoeveel cijfers het factuurnummer moet bestaan en bijvoorbeeld een voorlooptekst opgeven.
 
Dit doet u in het venster Nummering – Wijzigen dat u opent door op het tabblad Facturatie in de groep Instellingen op Nummering te klikken. Maakt u alleen gebruik van Davilex Online Boekhouden, dan kunt u de factuurnummering opgeven door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Nummering te klikken.

Boekhouden
Hoe sluit ik het boekjaar af?

De wizard Eindejaarsverwerking begeleidt u stap-voor-stap bij het afsluiten van het boekjaar. De wizard start u door op het tabblad (Club)boekhouding in de groep Administratie op Eindejaarsverwerking te klikken.

Op de pagina davilex.nl/Jaarafsluiting vindt u uitgebreide uitleg bij de wizard Eindejaarsverwerking en de stappen die u doorloopt om het boekjaar correct af te sluiten.

Tip: Kom naar de training Eindejaarsverwerking met Davilex en leer alles over de jaarafsluiting.  


BTW-aangifte digitaal versturen

Met de boekhoudsoftware van Davilex kunt u eenvoudig uw BTW-aangifte samenstellen en direct digitaal versturen naar de Belastingdienst.

Davilex XBRL-portaal
Voor verzending van uw aangifte naar de Belastingdienst maakt u gebruik van het Davilex XBRL-portaal. Hieraan zijn geen kosten verbonden, wel is eenmalige registratie verplicht. Meer informatie vindt u op de davilex.nl/xbrlportaal.

Bankafschriften importeren
Bankafschriften kunt u gemakkelijk en snel importeren in de boekhouding. Download eerst de transacties bij uw bank. Ga in de software van Davilex naar het tabblad Telebank, klik in de groep Import afschriften op Import en selecteer de bank waarvan u transacties wilt importeren. Klik vervolgens op Importeren en selecteer het bestand dat u bij uw bank heeft gedownload.

Tip: Kom naar de training Elektronisch bankieren en leer alles over import van bankafschriften, automatische herkenning en het exporteren van betaalopdrachten! 
Rechtstreeks boeken op BTW-rekening
U kunt alleen rechtstreeks op een BTW-grootboekrekening boeken als in de Administratie-instellingen is aangegeven dat dit is toegestaan. Open de instellingen (Davilex-knop - Instellingen) enklik op het tabblad Algemeen in de groep Instellingen Systeem op Administratie. Markeer de optie 'Rechtstreeks boeken op BTW-grootboekrekeningen is toegestaan' en sla de gewijzigde instellingen op.

Let op: de bedragen die rechtstreeks geboekt worden op een BTW-grootboekrekening worden niet automatisch meegenomen in de BTW-aangifte en moeten handmatig ingevoerd worden.
Beginbalans invoeren
Is bij het aanmaken van de administratie geen beginbalans ingevoerd, dan kunt u de beginbalans later via de wizard Beginbalans invoeren. De wizard start u door op het tabblad Boekhouding in de groep Administratie op Beginbalans te klikken.

Is de optie Beginbalans niet geactiveerd, dan is de beginbalans al ingevoerd. Deze kan via de wizard niet meer gewijzigd worden. Wel is het mogelijk om totalen van de grootboeken aan te passen door correctieboekingen te maken. 
Factureren
Logo wordt niet correct afgedrukt

Het kan verschillende oorzaken hebben waarom een logo op een lay-out niet correct weergegeven wordt. 

Drukt u af naar een pdf-printer, dan wordt de achtergrond van het logo zwart weergegeven. Hiervoor is geen oplossing beschikbaar, maar wel een alternatief. U kunt uw facturen en orders namelijk direct vanuit het pakket via e-mail versturen. De factuur of order wordt dan als pdf toegevoegd aan de e-mail. Zo hoeft er geen gebruikgemaakt te worden van een PDF-printer en wordt het logo correct getoond.

Ook de kwaliteit van het logo speelt een rol. Het logo kan bijvoorbeeld zwarte vlekken vertonen of blokkerig zijn. Een logo van hoge kwaliteit zal beter worden afgedrukt. Win eventueel advies in van grafisch ontwerper.

Tot slot kan ook de grootte van het logo leiden tot een slechte weergave. Door een logo in de lay-out te vergroten of te verkleinen kan kwaliteitsverlies optreden. Wij adviseren u daarom om het logo eerst op te slaan in de grootte waarin het op de lay-out getoond moet worden en dan het logo te plaatsen. 

Herhalende facturen
Verstuurt u periodiek dezelfde factuur naar uw klant? Dan kunt u op het tabblad Herhalende factuur van het formulier Factuur toevoegen het herhalingspatroon van de factuur en eventueel een einddatum opgeven. In het vervolg hoeft u in de lijst Verkoopfacturen enkel te klikken op de knop Herhalende facturen genereren en de facturen worden automatisch aangemaakt. Bovendien wordt in het startscherm van het tabblad Facturatie onder het kopje Meldingen aangegeven of er herhalende facturen gegenereerd moeten worden.
Aantal decimalen in artikelprijs aanpassen
In de administratie-instellingen kunt opgeven in hoeveel decimalen de artikelprijs op bijvoorbeeld een factuur getoond wordt. De instellingen opent u door op de Davilex-knop linksboven te klikken en te kiezen voor Instellingen. Ga vervolgens naar het tabblad Algemeen, klik in de groep Instellingen systeem op Layout en ga naar de tab Valuta. Onder het kopje Artikelprijzen kunt uhet aantal decimalen opgeven.
Gebruikmaken van betalingsvoorwaarden

Davilex Factuur kent een aantal tools waarmee u uw debiteuren goed kunt beheren. Zo kunt u bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden vastleggen en deze voorwaarden koppelen aan debiteuren. Op basis van deze voorwaarden geeft Davilex Factuur  u een melding wanneer de betalingstermijn van één of meerdere facturen is verstreken. U kunt vervolgens met één druk op de knop aanmaningen genereren.

Om een betalingsvoorwaarde toe te voegen, gaat u naar het tabblad Inrichting en klikt u in de groep Relaties op Betalingsvoorwaarden.

Club-administratie
Contributie berekenen
Om contributie te kunnen berekenen, moeten leden gekoppeld zijn aan een lidcategorie. In de lidcategorie legt u onder meer de startdatum, contributieperiode en contributiebedrag op. Een lidcategorie voegt u met behulp van een handige wizard die u start door op het tabblad Ledenbeheer in de groep Lidcategorieën op Lidcategorieën te klikken.

De lidcategorie kunt u eenvoudig koppelen aan één of meerdere leden. Open hiervoor de ledenlijst en selecteer de leden die u wilt koppelen. Houd de CTRL-toets ingedrukt en klik de leden een voor een aan. Opeenvolgende leden in de lijst selecteert u snel door de SHIFT-toets ingedrukt te houden en de eerste en het laatste lid aan te klikken. Klik vervolgens in de groep Ledenbeheer op Lidcategorie koppelen.

Contributie berekent u vervolgens door in de groep Contributie op Contributieberekeningen te klikken. Start de wizard, selecteer contributiedatum en lidcategorie en klik op Volgende. De contributie wordt nu berekend. 
Incasso-opdracht aanmaken
Bij het berekenen van contributie worden automatisch incasso-opdrachten aangemaakt voor leden bij wie de betaalwijze Incasso is geselecteerd. De incasso-batch kunt u exporteren naar uw bank. Ga hiervoor naar het tabblad Telebank en klik in de groep Export opdrachten op Incasso-opdrachten. Selecteer de incasso-batch die u aan wilt bieden bij uw bank en klik op Exporteren. Er wordt een bestand aangemaakt dat u kunt importeren in uw bankomgeving.

Tip: Bij de export heeft u de keuze uit gecomprimeerd of ongecomprimeerde verwerking. Welke optie u kiest, is afhankelijk van het contract dat u met uw bank heeft afgesloten.  
Contributiefacturen versturen via e-mail
Contributiefacturen kunt u direct vanuit Davilex Club via e-mail versturen. Open de factuurlijst, selecteer de facturen die u wilt versturen en klik in de werkbalk op E-mail factuur. In het venster dat geopend wordt, selecteert u een sjabloon. Geef aan of de facturen definitief gemaakt moeten worden en klik op E-mail.

Tip: verstuurt u meerdere facturen, dan wordt de gekozen sjabloon toegepast op alle facturen.

Het onderwerp en de standaardtekst van e-mailberichten kunt u aanpassen in de instellingen. Klik hiervoor linksboven op de Davilex-knop en kies voor Instellingen. Ga vervolgens naar tabblad Administratiebeheer en klik in de groep Instellingen administratie op Facturen. Op de tabbladen E-mail facturen en E-mail aanmaningen kunt u de tekst van de e-mail en de onderwerpregel invoeren. 
Bankafschriften importeren
Bankafschriften kunt u gemakkelijk en snel importeren in de clubboekhouding. Download eerst de transacties bij de bank. Ga in Davilex Club naar het tabblad Telebank, klik in de groep Import afschriften op Import en selecteer de bank waarvan u transacties wilt importeren. Klik vervolgens op Importeren en selecteer het bestand dat u bij uw bank heeft gedownload.

Tip: Kom naar de training Elektronisch bankieren en leer alles over import van bankafschriften, automatische herkenning en het exporteren van betaalopdrachten! 
Niet verwerkte incasso's opnieuw aanbieden
Is een incasso door de bank niet uitgevoerd, dan komt dit meestal doordat bij het lid niet het juiste IBAN/BIC is ingevuld of omdat de gegevens onder Incasso-informatie niet correct zijn. Controleer deze gegevens op het tabblad Betaling van het lid-formulier en pas ze waar nodig aan.  
 
Tip: is de niet verwerkte incasso een eerste in een opvolgende reeks, markeer dan opnieuw de optie Eerste incasso SEPA. Hetzelfde geldt voor een eenmalige incasso.  

Zijn de gegevens correct opgeslagen, dan gaat u naar de lijst Incasso's, selecteert u de niet verwerkte incasso's en klikt u op Genereer incasso-opdracht. U kunt de incasso-batch vervolgens aanbieden bij de bank. 
Administratie splitsen/samenvoegen

Een Club-administratie kan gesplitst worden in een deel Clubboekhouding en een deel Ledenbeer. Penningmeester en secretaris kunnen zo onafhankelijk van elkaar hun werkzaamheden uitvoeren. De administratie kan vervolgens zonder gegevensverlies weer samengevoegd worden. 
 
Om een administratie te splitsen, klikt u op het tabblad Clubboekhouding of Ledenbeheer in de groep Administratie op Administratie splitsen en doorloopt u de wizard. Op dezelfde wijze kan de administratie ook weer samengevoegd worden.
 
Tip: om van deze optie gebruik te kunnen maken, heeft u twee licenties Davilex Club nodig.

Vragen? Neem contact met ons op