Facturen maken

Een goede factuur in vijf stappen


Wilt u dat uw facturen sneller betaald worden? Zorg dan dat uw factuur bij uw afnemer geen vragen oproept. Vragen stellen en beantwoorden kost immers tijd en deze vertraging is niet nodig als u een goede, duidelijke factuur uitreikt. Daarbij is het niet alleen belangrijk dat de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet. Ook de overige inhoud en de vormgeving zijn van belang. Onderstaand leest u hoe u een goede factuur maakt in vijf eenvoudige stappen.

Stap 1 - basisgegevens

vermeld de vereiste gegevens op de factuur


De Belastingdienst stelt wettelijke eisen aan facturen. Voldoet uw factuur niet aan deze eisen, dan kan uw afnemer uw factuur mogelijk niet aftrekken van de BTW. Zorg er daarom voor dat de factuur minimaal de basisgegevens bevat. Dat zijn onder meer naam en adres van u en de ontvanger, uw BTW- en KvK-nummer, een uniek factuurnummer en een omschrijving van de geleverde goederen of diensten. Een volledig overzicht van verplichte basisgegevens vindt u onderstaand. 

Bekijk de gegevens die u moet vermelden op de factuur


  • uw volledige naam en die van uw afnemer
  • de volledige adresgegevens van u en uw afnemer
  • uw BTW-en KvK-nummer
  • de factuurdatum
  • een uniek volgnummer
  • de aard van de goederen of diensten die u hebt geleverd
  • de hoeveelheid of omvang van de geleverde goederen of diensten
  • de leverdatum of de datum van een vooruitbetaling
  • het factuurbedrag exclusief BTW
  • het btw-tarief dat u in rekening brengt
  • het btw-bedrag

Bron: Belastingdienst

stap 2 - afwijkende eisen

aangepaste regels voor facturen


Ga na of er aangepaste regels voor facturen van toepassing zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u zaken doet in andere EU-landen, goederen en diensten levert die vrijgesteld zijn van BTW of een verzamelfactuur verstuurt. Een volledig overzicht van situaties waarin de aangepaste factuurregels gelden, vindt u op de website van de Belastingdienst.

Ga ook na of u misschien een vereenvoudigde factuur mag versturen. U mag een vereenvoudigde factuur sturen als het factuurbedrag niet hoger is dan € 100,- of wanneer de factuur een wijziging op de oorspronkelijke factuur betreft. 

Dit vermeldt u op een vereenvoudigde factuur


  • de factuurdatum
  • uw naam en adresgegevens
  • de goederen of diensten die u heeft geleverd
  • de BTW
  • de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (bij wijziging van een factuur)

Bron: Belastingdienst

stap 3 - lay-out

zorg voor een goede opbouw van de factuur


Naast de inhoud is ook de vormgeving van een factuur belangrijk. Een nette, correcte en duidelijke factuur roept minder vragen op en zal sneller voldaan worden. Plaats uw logo op de factuur en laat zo duidelijk zien van wie de factuur afkomstig is. Zorg ook voor een duidelijke opbouw van de factuur. De Belastingdienst stelt geen eisen aan de volgorde waarin de verplichte basisgegevens op de factuur vermeld worden. Wel is het voor uw afnemer belangrijk dat hij direct kan zien waar de factuur voor is en wat het totaalbedrag (inclusief BTW) van de factuur is. In facturatiepakketten als Davilex Factuur en Davilex Online Factuur kunt u gebruikmaken van factuursjablonen die u aan kunt passen aan uw huisstijl. Zo heeft u een professionele, verzorgde factuur in een handomdraai. 

stap 4 - specificeren

specificeer de factuur en vermijd vaktermen 


Geef op de factuur een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen en diensten en in welke hoeveelheid deze zijn afgenomen. Houd hierbij voor ogen voor wie u de factuur maakt. Is uw afnemer niet bekend met voor u gebruikelijke vaktermen en technische specificaties? Voorkom vragen, vermijd vaktermen en beschrijf ze in plaats daarvan in voor uw afnemer begrijpelijke taal. Brengt u arbeidskosten, onkosten en/of branchespecifieke kosten (bijv. milieutoeslagen) in rekening? Specificeer deze kosten dan per factuurregel zo nauwkeurig mogelijk en vergeet niet het totale BTW-bedrag te vermelden.

stap 5 - betaalgegevens

vermeld betalingstermijn en rekeningnummer

een goede factuur in vijf stappen

Het vermelden van betalingstermijn en uw rekeningnummer is door de Belastingdienst niet verplicht gesteld. Het is echter ten zeerste aan te raden deze gegevens wel op de factuur te vermelden, aangevuld met een verwijzing naar uw algemene voorwaarden. Uw afnemer weet zo direct binnen welke termijn u een betaling van hem verwacht. Daarnaast maakt u het betalen van de factuur makkelijker. Uw afnemer hoeft immers niet meer op zoek naar uw rekeningnummer en zo voorkomt u vertraging in betaling van uw factuur.