beleidsplan

maak een beleidsplan in vijf stappen

Een gezonde vereniging of stichting creëren en behouden, het is het doel van menig bestuurder. Om dat doel te bereiken is inzet, kunde, creativiteit én een beleidsplan nodig. Een beleidsplan geeft richting en houvast en stelt u in staat om planmatig en doelgericht te werk te gaan. Daarmee voorkomt u dat (te vaak) ad hoc beslissingen genomen worden en dat vergroot de kans op succes aanzienlijk.

Doelen realiseren

In een beleidsplan worden de doelen van de vereniging op de (middel)lange termijn beschreven. Door het opstellen van een beleidsplan wordt u dus gedwongen om na te denken over de koers van de vereniging. Tevens geeft een beleidsplan antwoord op de vraag welke middelen ingezet moeten worden om de gestelde doelen te bereiken. Door het stellen van prioriteiten, planmatig te werk te gaan en de beschikbare middelen effectief in te zetten, kunt u doelstellingen realiseren en bent u beter voorbereid op de toekomst.

Slagvaardig bestuur

Hoewel veel verenigingen het belang van een beleidsplan onderschrijven, blijkt dat lang niet iedere vereniging een beleidsplan heeft opgesteld. En dat is jammer, want met een beleidsplan kan een vereniging veel slagvaardiger opereren. Iets wat in deze snel veranderende en complexer wordende maatschappij van groot belang is. Het onderstaande stappenplan dient dan ook ter inspiratie voor al die verenigingen die nog geen beleidsplan hebben.

beleidsplan

stap 1 - stel een werkgroep samen


Het opstellen van een beleidsplan hoeft geen taak te zijn die uitsluitend is voorbehouden aan het bestuur. Stel daarom een werkgroep samen met personen uit verschillende geledingen. Zo ontlast u het bestuur en zorgt u er tegelijkertijd voor dat leden en vrijwilligers zicht betrokken voelen bij de plannen. Die betrokkenheid is belangrijk voor het creëren van draagvlak en acceptatie van het beleidsplan.

beleidsplan

stap 2 - richting bepalen


Hoe moet de vereniging er over vijf jaar uitzien? Organiseer een brainstormsessie en laat leden van de werkgroep discussiëren over de toekomst van de vereniging. De uitkomst dient als basis voor het vaststellen van doelen. Om te kunnen bepalen welke acties nodig zijn om invulling te geven aan de toekomstvisie, moet eerst inzicht verkregen worden in de huidige stand van zaken binnen de vereniging. Breng daarom kansen en risico’s en sterke en zwakke punten van de vereniging in kaart. Maak hierbij bijvoorbeeld gebruik van een SWOT-analyse of houdt een enquête onder uw leden.

beleidsplan

stap 3 - doelstellingen en actieplan


Gebruik de uitkomst van de brainstormsessie(s) en de analyse van de huidige situatie voor het vaststellen van concrete doelen voor de (middel)langetermijn. Zorg ervoor dat de doelstellingen aansluiten bij de visie van de vereniging en maak de doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistich en Tijdgebonden). Bepaal vervolgens welke activiteiten nodig zijn om de doelstellingen te behalen en maak een planning. Op deze manier heeft u inzicht in wie wat wanneer gaat doen. Daarnaast stelt het u in staat de tijdslijnen te bewaken.

beleidsplan

stap 4 -  goedkeuring en implementatie


Staat het beleidsplan op papier, dan is de volgende stap het verkrijgen van goedkeuring voor het plan. Leg het beleidsplan voor aan het bestuur en de Algemene Ledenvergadering. Na goedkeuring is het beleid vastgesteld en kan het beleid geïmplementeerd worden. Nu is het belangrijk om degenen die het beleid uitvoeren goed te begeleiden en gemotiveerd te houden. Communicatie speelt hierin een belangrijke rol. Houd leden en vrijwilligers daarom regelmatig op de hoogte van de ontwikkelingen. Zo bevordert u de betrokkenheid en motiveert u leden en vrijwilligers om de verenigingsdoelen te realiseren.

beleidsplan

stap 5 - evalueer het beleid


Door gedurende de looptijd van het beleidsplan verschillende evaluatiemomenten in te bouwen, kan tijdig gesignaleerd worden of er vertraging optreedt in de uitvoer van het actieplan en kan hierop geanticipeerd worden. Evalueer volgens een vast patroon en zorg dat iedereen weet wat geëvalueerd wordt en hoe de evaluatie plaatsvindt. Is een doelstelling niet behaald? Probeer de oorzaak te achterhalen en pas het actieplan erop aan. Laat leden en vrijwilligers weten wanneer doelstellingen behaald zijn. Zo blijven ze betrokken en gemotiveerd om ook de andere doelstellingen te realiseren.