Binnen een vereniging of stichting spelen diverse administratieve processen. Het bijhouden van de ledenadministratie, het berekenen van contributies en aanmaken van contributiefacturen, het bewaken van betalingstermijnen en het bijhouden van de boekhouding zijn hiervan enkele voorbeelden. Door de verschillende processen te automatiseren en te integreren in één softwareoplossing creëert u inzicht en overzicht én voorkomt u dat werkzaamheden dubbel uitgevoerd moeten worden. Het besturen van de vereniging of stichting wordt daardoor eenvoudiger.
Ledenbeheer
Een geautomatiseerde ledenadministratie biedt optimaal inzicht in het ledenbestand, een eerste vereiste om de vereniging succesvol te kunnen leiden. Daarnaast neemt een geautomatiseerde ledenadministratie u veel werk uit handen. Zo kunnen contributies automatisch berekend worden, contributiefacturen en -acceptgiro's eenvoudig gegenereerd worden en incasso-opdrachten aangemaakt worden. Ook over het bewaken van betalingstermijnen hoeft u zich geen zorgen meer te maken, de software neemt u het werk uit handen. Sommige softwarepakketten waarmee de ledenadministratie bijgehouden kan worden, gaan verder en maken het bijvoorbeeld ook mogelijk om adresgegevens uit uw ledenadministratie te gebruiken in andere software zoals Microsoft Word. Zo kunnen mailings, uitnodigingen en andere gepersonaliseerde documenten gemakkelijk en snel samengesteld en afgedrukt worden.
Boekhouding
Naast een up-to-date ledenadministratie is ook een goed georganiseerde boekhouding van groot belang. Een overzichtelijke en actuele financiële administratie bevat een schat aan informatie. Informatie die het bestuur nodig heeft om de koers van de vereniging of stichting te bepalen. Door de boekhouding te automatiseren, vergroot u het inzicht in de financiële positie van de organisatie én bespaart u veel tijd. Zo kan een boekhoudpakket bijvoorbeeld betalingen van contributies automatisch verwerken, incasso's en betaalopdrachten exporteren naar de bank en kunt u financiële mutaties overzichtelijk registreren. Ook het afleggen van financiële verantwoording wordt met een geautomatiseerde boekhouding een stuk eenvoudiger. Want in een boekhoudpakket kunnen uiteenlopende financiële rapportages samengesteld worden, die deel uit kunnen maken van de jaarrekening.
Voordeel geïntegreerde oplossing
Eén softwareoplossing voor ledenadministratie en boekhouding levert veel gemak op. Door het gehele ledentraject vanaf het moment van inschrijving via het afsluiten van abonnementen of lidmaatschappen tot en met het versturen van facturen en acceptgiro's en de financiële afhandeling hiervan vast te leggen in één administratie, krijgt u meer inzicht en overzicht. Bovendien hoeft u lidgegevens slechts een keer ingevoerd te worden, wat tijdwinst oplevert en de kans op invoerfouten minimaliseert.
Mogelijkheid om administratie te splitsen
Een geïntegreerde softwareoplossing biedt vele voordelen. Het kan echter ook handig zijn wanneer ledenadministrateur en penningmeester onafhankelijk van elkaar hun werkzaamheden uit kunnen voeren. Daarom biedt Davilex Club de unieke mogelijkheid om de administratie te splitsen in een deel boekhouding en een deel ledenbeheer. Op een later tijdstip kan de administratie zonder gegevensverlies weer samengevoegd worden.